За каждой операцией на маркетплейсе стоят документы: акты, отчёты, УПД, сведения о комиссиях и возвратах. ЭДО помогает получать их быстро, без бумажной волокиты — и держать учёт в порядке. Разбираем, что важно знать продавцу на Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет.
Каждый документ от маркетплейса влияет на учёт доходов и расходов. Потерянный или вовремя не подписанный акт — это риск ошибок в бухгалтерии и проблем при налоговой проверке.
Какие документы идут через ЭДО маркетплейсов
Список шире, чем кажется — не только акты
Договоры и допсоглашения
Основные документы при подключении к маркетплейсу и изменении условий сотрудничества. Подписываются через ЭДО — без распечатки и курьеров.
Акты выполненных услуг
Акты по комиссиям, хранению, логистике, продвижению и обработке возвратов. Поступают регулярно — важно подписывать своевременно, не давать накапливаться.
Отчёты о продажах
Еженедельные или ежемесячные отчёты от маркетплейса — с данными о выручке, возвратах и взаиморасчётах. Основа для бухгалтерского учёта и налоговой отчётности.
УПД и счета-фактуры
Универсальные передаточные документы по поставкам товаров. В ряде случаев — счета-фактуры. Влияют на учёт НДС и расходов.
Документы по возвратам
Возврат покупателя — это тоже документ. Через ЭДО фиксируются все операции по возвратам товаров от покупателей и с собственных складов маркетплейса.
Сведения о комиссиях
Документы с расшифровкой комиссий за продажи, эквайринг, логистику и дополнительные услуги площадки. Нужны бухгалтеру для корректного учёта расходов.
ЭДО на трёх крупнейших маркетплейсах
Общий принцип одинаков — важные нюансы у каждой площадки свои
Обязательная часть работы
Для большинства продавцов ЭДО Wildberries является обязательным — через систему маркетплейс передаёт отчёты о продажах, акты и закрывающие документы для учёта расчётов. Порядок обмена документами может отличаться в зависимости от схемы работы и статуса продавца.
Регулярная проверка — ключевой навык
Через ЭДО Ozon передаются отчёты, документы по комиссиям, логистике и возвратам. Распространённая ошибка — откладывать проверку «на потом». Акты накапливаются, и поиск нужной информации отнимает много времени.
Яндекс Маркет. При работе через ЭДО продавец получает отчёты, акты, закрывающие документы и сведения по взаиморасчётам. Даже если документы поступают автоматически — важно проверять корректность сумм и сроки подписания. Накопленные неподписанные документы создают проблемы в конце отчётного периода.
Электронная подпись для маркетплейсов
Без неё полноценно работать с электронными документами не получится
Для работы через ЭДО продавцу нужна электронная подпись — она подтверждает, что акты, отчёты и УПД подписаны уполномоченным лицом и имеют юридическую силу. Оформление подписи обычно становится первым шагом при подключении.
- Порядок получения отличается для ИП и ООО — перед подключением уточните требования для своей формы бизнеса
- Руководители юрлиц и ИП получают КЭП бесплатно в удостоверяющем центре ФНС
- Сотрудники, подписывающие документы от имени компании, используют личную КЭП с МЧД
- Срок действия КЭП — 1 год. Следите за датой и продлевайте заранее, чтобы не остановить документооборот
Как подключить ЭДО для маркетплейсов
Пять шагов — работает для Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет
Выбрать оператора ЭДО
Убедитесь, что оператор поддерживает обмен с нужными маркетплейсами. Не все операторы работают с каждой площадкой — уточните совместимость до регистрации. Контур Диадок интегрирован с Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет.
Оформить электронную подпись
КЭП нужна до начала работы с документами. Без неё вы сможете только просматривать документы, но не подписывать. ИП и руководители ООО получают КЭП в УЦ ФНС бесплатно.
Зарегистрироваться в сервисе ЭДО
Создайте аккаунт, привяжите электронную подпись. Убедитесь, что в системе указано правильное юридическое лицо или ИП — частая ошибка, из-за которой документы уходят «не туда».
Установить связь с маркетплейсом
Примите приглашение от площадки в личном кабинете ЭДО или самостоятельно отправьте заявку на подключение. Конкретный порядок у каждого маркетплейса свой — обычно описан в разделе помощи для продавцов.
Проверить работу и настроить доступ для бухгалтера
Убедитесь, что документы поступают корректно и без ошибок подписываются. Сразу дайте бухгалтеру доступ к системе — или настройте регулярную выгрузку документов для учёта.
Не обязательно разбираться в настройках самостоятельно. Команда АйТи Лион настраивает ЭДО под маркетплейсы так, чтобы система сразу работала корректно и не требовала постоянного вмешательства.
Частые ошибки продавцов при подключении ЭДО
Большинство проблем возникают не из-за сложных настроек, а из-за невнимательности
Как упростить работу с документами на маркетплейсах
Один раз правильно организовать процесс — и документы перестают отнимать время. Несколько простых правил, которые помогут держать ЭДО под контролем.
Коротко о главном
Главное об ЭДО для продавцов на маркетплейсах
Документов больше, чем акты
Договоры, УПД, отчёты о продажах, комиссии, возвраты — всё это приходит через ЭДО
КЭП — обязательна
Без электронной подписи нельзя подписывать документы. ИП и директора получают её в ФНС бесплатно
Проверяйте регулярно
Накопленные неподписанные акты создают хаос в конце периода. Лучше проверять раз в неделю
Бухгалтер должен иметь доступ
Дайте специалисту прямой вход в систему или настройте регулярную выгрузку документов
Сверяйте с учётом
Суммы в отчётах маркетплейса должны совпадать с данными учёта — проверяйте сразу, не копите
Диадок работает со всеми тремя
Контур Диадок интегрирован с Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет — один сервис для всех площадок